Цепочки разорваны, сроки нарушены: наводим порядок в поставках

Логистика в кризисе, срыв поставок чреват катастрофой для бизнеса. Проведите диагностику цепочек, улучшите управление ими: так вы повысите дисциплину поставок на 10–30% и опередите конкурентов. Планом наладки процессов делится Виктория Брязгина.

Дисциплина поставок, или надежность исполнения заказов, включает идеальное выполнение заказов, исполнение обязательств перед поставщиками и организацию возвратов. Сегодня к срыву поставок приводят риск наложения вторичных санкций (заставляет поставщиков из дружественных государств более осторожно работать с российскими контрагентами), нехватка рабочей силы с фактически нулевым уровнем безработицы и волатильность рынка: тарифы меняются, грузовой автопарк переходит с европейских фур на китайские.

Как понять, что у компании проблемы: 3 ключевых шага

Шаг 1: матрица конкурентных преимуществ.

Определите стратегию конкурирования: для каких клиентов и сегментов надежность исполнения заказов имеет большее значение по сравнению с другими ценностями. Как правило, именно у клиентов с повышенными требованиями к дисциплине более высокие целевые показатели и более критичное отношение к нарушениям.

Для определения стратегии составьте матрицу конкурентных преимуществ (МКП) для каждой цепочки поставок. Матрица показывает, какие критерии важны для клиентов на каждом этапе определенной цепочки поставки — то есть по каким параметрам они сравнивают претендентов до принятия решения о сотрудничестве. Это помогает поставщикам определить приоритеты.

Конкурентными преимуществами могут быть:

• надежность и скорость исполнения заказов;
• качество продукции;
• цена;
• инновационность;
• ширина продуктовой линейки и т.д.

Каждому критерию присвойте текущее и целевое значение. Далее определите, где компания должна быть лучше конкурентов, где — на уровне конкурентов и где допустимо быть хуже, но не ниже критической отметки.

Каждое уникальное сочетание таких оценок определяет стратегию конкретной цепочки поставок и сбалансированные целевые значения для конкурентных преимуществ.

Шаг 2: оценка исполнения заказов

Изучите по сегментам фактические показатели в привязке к исполнению целевых значений, определите причины невыполнения обязательств перед клиентами и выявите «окно возможностей» (что можно сделать, чтобы избежать просрочки исполнения заказов).

Например, низкие показатели исполнения заказов могут быть связаны с качеством продукции: просрочка допускается из-за невозможности отгрузить товар из-за брака. Либо проблема может заключаться в несвоевременной постановке транспортных средств на предприятие для обеспечения отгрузки и доставки товара клиенту.

Дисциплину исполнения заказов можно измерить с помощью следующих метрик:

• процент полностью выполненных заказов;
• процент заказов, выполненных к согласованному сроку;
• процент заказов с корректной документацией;
• процент заказов без отклонений по качеству.

Шаг 3: сравнение с конкурентами

Проанализируйте достижение аналогичных показателей у конкурентов. Однако такую информацию используйте лишь в качестве косвенного маркера — не стоит ориентироваться на слабых участников рынка.

Например, сравните показатели дисциплины поставок, используя системы оценок OTIF (On time in full) или DIFOTAI (Delivered in full on time accurately invoiced).

• OTIF показывает, в каком проценте случаев товары доставляются вовремя и в полном объеме. Рассчитывается по формуле: OTIF = К_ОТ × K_IF (К_ОТ — отношение заказов, выполненных в срок, к общему числу заказов, а K_IF — отношение числа выполненных заказов к числу поступивших заказов) — анализируется в динамике.
• DIFOTAI рассчитывается как произведение полноты объема поставки (DIF), скорости доставки (OT) и качества заполнения сопроводительной документации (AI).

При сравнении показателей главное, чтобы у компаний была сопоставимая сравнительная база. Данные для сравнения можно вывести на основании доступных отраслевых бенчмарков либо запросив у клиентов информацию о том, насколько компания лучше или хуже конкурентов — с точки зрения надежности исполнения заказов.

Как повысить дисциплину поставок

В большинстве случаев узкие места расположены внутри цепочек поставок — в процессах планирования и исполнения: производстве, продажах, логистике, закупках, управлении ремонтами и качеством, а также клиентском сервисе.

1. Проведите диагностику зрелости и эффективности процессов управления цепочками поставок (УЦП) по всем пунктам планирования и смежным процессам исполнения.Таким образом можно дать оценку сквозной видимости основных и вспомогательных видов деятельности, которая отображает выполнение работ по всей цепочке создания стоимости.

Сделать это можно самостоятельно, используя такие инструменты, как бенчмаркинг или классический цикличный метод Деминга для управления качеством (PDCA).

Метод PDCA (Plan, Do, Check, Act — планируй, делай, проверяй, действуй) помогает совершенствовать процессы организации и включает четыре этапа:

1. Планирование. На этом этапе оцените текущее состояние показателей, определите цели, способы их достижения и критерии оценки.
2. Тестирование. Реализуйте план в виде пилотного проекта или эксперимента, то есть в небольших масштабах и в контролируемой обстановке.
3. Проверка. Оцените результаты предыдущего этапа: принес ли план ожидаемый эффект. Для этого данные, собранные на этапе тестирования, сравните с первоначальными целями.
4. Внедрение. Определите, какие изменения внести в процесс, и внедрите их.

Для диагностики процессов часто привлекают сторонних консультантов, которые могут провести независимую и более точную оценку модели управления цепочками поставок.

2. Определите, где можно повысить надежность исполнения клиентских заказов, — так вы выявите приоритеты: процессы и инициативы с потенциально наиболее эффективной отдачей.

3. Сформируйте план улучшения процессов планирования и управления цепочками поставок и методы оценки результатов. Отметим ключевые показатели эффективности (КПЭ):

• сквозное управление надежностью поставок;
• процессы приема и управления портфелем заказов;
• процессы планирования на разных горизонтах;
• смежные процессы, включая непосредственное исполнение — закупки, производство, логистику, продажи и клиентский сервис, управление качеством, ремонтами, запасами и пр.

По нашему опыту, имеет смысл сформировать «дорожную карту» из 100–150 инициатив. Вот их примеры.

• Формирование «пирамиды КПЭ дисциплины поставок» для всех подразделений, обеспечивающих надежность поставок, минимизирует конфликт целей и повышает их прозрачность для сотрудников. Ключевые показатели эффективности в ней каскадируются с учетом полномочий участников. Ставить цели важно строго в рамках ответственности сотрудника: например, в зоне ответственности подчиненного не может быть цель руководителя. Эффект для дисциплины поставок — плюс 5–10%.
• Встраивание процессов управления надежностью исполнения клиентских заказов в общую систему управления процессами цепочек поставок позволяет контролировать их превентивно, а не постфактум. Бизнес получает системные инструменты и правила в сквозном процессе: от приема заказов до их фактического исполнения. Эффект для дисциплины поставок — плюс 5–15%.
• Резервирование производственных мощностей для закрытия потенциальных недогрузов обеспечивает гибкость для повторного исполнения заказов. Эффект для дисциплины поставок — плюс 1–3%.
• Модель прогнозирования железнодорожных перевозок на базе больших данных с использованием машинного обучения позволяет дать более точный план отгрузок по направлениям с учетом входящих данных и ограничений. Эффект для дисциплины поставок — плюс 1–5%.

При этом, по нашим наблюдениям, здесь работает известный принцип Парето: 20% наиболее критичных инициатив смогут обеспечить 80% эффективных результатов по улучшению дисциплины поставок.